Back to search
GE Vernova Themuse · Posted 1mo ago

Office Manager (m/f/d)

Berlin, Berlin, Germany Mid level

Administration and Office Themuse
Continue to application Add your email once, then Caio opens the original posting.

Indexed description

Job Description Summary

In dieser Rolle unterstützen Sie den Site Leader in organisatorischen und administrativen Belangen. In dieser Schlüsselrolle fungieren Sie als zentrale Schnittstelle zwischen Management, internen Abteilungen sowie externen Partnern und tragen maßgeblich zu reibungslosen Abläufen und erfolgreicher Unternehmenssteuerung bei.

Job Description

Aufgaben

Organisatorische & administrative Betreuung

  • Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Workshops
  • Erstellung und Pflege von Protokollen, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Berichten
  • Verantwortung für vertrauliche Dokumente

Kommunikation & Schnittstellenmanagement

  • Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten und Sonderthemen
  • Durchführung von Recherchen sowie Analyse und Aufbereitung von Informationen zur Entscheidungsfindung

Allgemeine Verwaltung

  • Betreuung der Schnittstellen / Koordinator zu den internen HR Ops Teams:

    • People Operations
    • "Benefits" (Rentner, Allianz, deutschlandspezifische Benefits, wie Fitnesszsuchuss, Job Rad),
    • "Fleet" (Firmenwagen, Führerscheinkontrolle)
  • Verwaltung von Zutrittsrechten (Firmenausweise)
  • Vor- und Nachbereitung von Auszahlung Mehrarbeit, Plusstunden
  • Koordination Mehrarbeitsanträge
  • Koordination von fachspezifischen vorgeschriebenen Schulungen/Weiterbildungsmaßnahmen
  • Pflege und Dokumentation Betriebliches Eingliederungsmanagement
  • Verwaltung Home Office-, T-Zug-Anträge
  • Stellvertretender Zeiterfassungsbeauftragter (m/f/d)
  • Erstellung von allgemeinen Bescheinigungen
  • Mitarbeit beim Onboarding/Offboarding Prozess:

    • Arbeitsplatzvorbereitung, Welcome, Rückgabeorganisation
  • Mitarbeit bei Events, Onboarding Tage, Audits
  • Unterstützung bei der Erstellung von Formularen für Betriebsärztlichen Dienst
  • Monatliches HR & Finance Reporting
  • Urlaubs-/Krankheitsvertretung

Profil

Ausbildung

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung(z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau) oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management
  • Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle
  • Erfahrung im Umgang mit Führungskräften von Vorteil

Fachliche Qualifikationen

  • Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
  • Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Excel, PowerPoint)
  • Gute Kenntnisse in administrativen Prozessen
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Persönliche Kompetenzen

  • Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
  • Hohe Serviceorientierung
  • Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
  • Kommunikationsstärke
  • Hands-on-Mentalität und Problemlösungskompetenz

Additional Information

Relocation Assistance Provided: No

Free. 20 seconds. No password. See every match in this search.

Create a free Caio profile to unlock more results and save your role and location preferences.

Unlock free search
Want help applying to roles like this? Search Caio for free. If the repetitive CV tweaking gets heavy, Daniel can help set up Caio Agent.
Ask about Agent