AUXILIAR ADMINISTRATIVO | AUDI BH

No Carbel Auto Group, nossa missão é inovar para simplificar a experiência automotiva e realizar os sonhos de nossos clientes. Somos um time apaixonado por pessoas e resultados, reconhecido como uma das Melhores Empresas para Trabalhar por cinco anos consecutivos pelo Great Place to Work.

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Responsabilidades e atribuições

Missão do Cargo

Atuar na execução administrativa operacional das rotinas de controle, lançamentos e acompanhamento de processos relacionados à área de Marketing e CX, garantindo organização, conformidade, conferência documental e correta execução dos fluxos sistêmicos da área.

Embora a posição esteja vinculada à área de Marketing e CX, trata-se de uma função predominantemente administrativa, operacional e orientada a rotinas estruturadas, controles sistêmicos, conferências e execução contínua de processos.

A posição atua em ambiente de alto volume operacional e rotinas contínuas, exigindo organização, atenção a detalhes, cumprimento de prazos, qualidade nos lançamentos e aderência aos fluxos e SLAs definidos pela companhia.

Principais Responsabilidades

Rotinas Administrativas e Operacionais

• Executar rotinas administrativas relacionadas ao ecossistema de Marketing e CX.
• Receber solicitações, documentos, orçamentos e informações relacionados aos processos administrativos da área.
• Realizar abertura e acompanhamento de RCPs — Requisições de Compra e Pagamento.
• Executar lançamentos sistêmicos relacionados aos processos administrativos da área.
• Realizar conferência de informações entre:
• Orçamentos;
• RCPs;
• Notas fiscais;
• Registros sistêmicos;
• Aprovações internas.
• Garantir organização e acompanhamento operacional dos fluxos administrativos.
• Realizar controle operacional de documentos e registros relacionados aos processos da área.
• Executar acompanhamento de demandas administrativas até conclusão do fluxo operacional.
• Garantir aderência aos processos, regras internas e procedimentos definidos pela companhia.
• Realizar contato com fornecedores sempre que necessário para alinhamentos relacionados a notas fiscais, retenções, ajustes ou correções documentais.
• Executar acompanhamento operacional de tratativas administrativas junto a fornecedores e áreas internas.
• Solicitar comprovantes de pagamento junto ao Financeiro quando necessário para envio a fornecedores ou suporte aos processos internos da companhia.
• Apoiar operacionalmente os fluxos administrativos relacionados aos processos de mídia cooperada.

Sistemas e Fluxos Operacionais

• Atuar operacionalmente no sistema Maestro para abertura, controle e acompanhamento de RCPs e processos administrativos.
• Poderá atuar no sistema Dealerworkflow, conforme necessidade operacional da área.
• Executar acompanhamento e atualização de informações sistêmicas relacionadas aos processos administrativos.
• Monitorar pendências operacionais relacionadas aos fluxos administrativos da área.
• Garantir correta organização das informações e registros nos sistemas utilizados pela companhia.

Controle, Conferência e Qualidade Operacional

• Realizar conferência contínua de informações e documentos relacionados aos processos administrativos.
• Identificar inconsistências, divergências ou pendências operacionais nos fluxos administrativos.
• Sinalizar erros, inconsistências sistêmicas ou falhas operacionais às áreas responsáveis.
• Abrir e acompanhar chamados junto ao Financeiro, Escritório de Processos ou TI quando necessário.
• Garantir qualidade, exatidão e conformidade dos lançamentos realizados.
• Atuar com atenção contínua aos controles operacionais da área.
• Executar acompanhamento de SLAs relacionados às demandas administrativas.
• Realizar acompanhamento operacional de pendências relacionadas a pagamentos, documentos e validações administrativas.
• Garantir alinhamento entre informações sistêmicas, documentos fiscais e comprovantes relacionados aos processos administrativos da área.

Organização Operacional e Suporte Administrativo

• Organizar documentos, controles e informações relacionados às rotinas da área.
• Executar acompanhamento operacional de demandas administrativas recorrentes.
• Apoiar organização dos fluxos internos da área.
• Garantir atualização e organização dos registros administrativos.
• Atuar em conjunto com áreas internas para garantir fluidez operacional dos processos administrativos.
• Participar de reuniões operacionais e alinhamentos com lideranças relacionados à rotina administrativa da área.
• Reportar status operacionais, pendências e oportunidades de melhoria contínua dos processos administrativos.
• Atuar em conjunto com áreas internas para melhoria contínua dos fluxos administrativos e operacionais.

Sistemas Utilizados

• Maestro;
• Dealerworkflow;
• Pacote Office;
• Sistemas internos corporativos relacionados aos fluxos administrativos da companhia.

Requisitos e qualificações

Ensino médio completo.

Também serão considerados diferenciais:

• Ensino Médio Técnico;
• Formação técnica administrativa ou correlata;
• Cursos técnicos ou profissionalizantes relacionados a administração, processos administrativos, rotinas empresariais ou controles operacionais;
• Participação anterior em programas corporativos de formação profissional, aprendizagem ou desenvolvimento administrativo;
• Experiência anterior em rotinas administrativas, controles operacionais ou atividades de suporte administrativo será diferencial.
• Cursos técnicos, profissionalizantes ou formações voltadas a rotinas empresariais, administrativas e operacionais, incluindo instituições como Sebrae e programas correlatos, serão considerados diferenciais.

Conhecimentos Técnicos Desejáveis

• Pacote Office obrigatório;
• Excel básico/intermediário;
• Organização de documentos, controles e lançamentos;
• Facilidade com sistemas e rotinas administrativas;
• Facilidade para aprender sistemas internos;
• Conhecimento em fluxos administrativos e controles operacionais será diferencial;
• Atenção a detalhes e conferência de informações;
• Capacidade de identificar inconsistências em dados e processos;
• Facilidade para seguir regras, fluxos e procedimentos operacionais;
• Facilidade de aprendizado sistêmico e operacional;
• Raciocínio lógico aplicado à conferência de informações e controles administrativos.

Informações adicionais

Benefícios:

Vale transporte;

Vale Refeição;

Seguro de vida;

Previdência privada;

Plano de saúde e odontológico;

Gympass;

Convênio farmácia;

Day off;

Desconto nos produtos do grupo e em empresas parceiras. .

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