Référent·e outil scolarité - Apogée

À propos de nous

La Direction de la Scolarité est présente sur 4 campus (Cité Scientifique, Pont-de-Bois, Moulin et Santé) et compte 53 agents. Elle assure les missions relatives à la gestion du parcours de l'étudiant (admission, inscription, diplomation) et son suivi (accompagnement à la réussite).

Le Service Outils Scolarité (situé sur le campus Cité Scientifique) assure l'administration fonctionnelle et le pilotage des outils du domaine de la scolarité.

Mission

🏢 Service Outils Scolarité - Direction de la Scolarité - DGD Formation

📍 Campus cité scientifique – VILLENEUVE D’ASCQ

📅 Durée du contrat et quotité de travail : CDD jusqu’au 31 janvier 2027 à temps plein.

🏛️ Catégorie B

🎯 MISSIONS

Placé sous l'autorité du responsable ajoint du service outils scolarité, le référent outil scolarité participe à l’administration fonctionnelle du logiciel scolarité Apogée, à la formation des utilisateurs Apogée, à l'assistance et à l'accompagnement des utilisateurs Apogée, et à l'interopérabilité entre les logiciels Apogée et Refformations.

🛠️ ACTIVITÉS

• Apporter un appui au responsable adjoint pour l'administration fonctionnelle du logiciel Apogée :

‘ Paramétrer le référentiel Apogée, gérer les accès utilisateurs

‘ Collaborer à la structuration des formations (structures d'enseignements, règles de calculs, etc) sur Apogée en lien avec les composantes et la direction du pilotage et de l'offre de formation

‘ Paramétrer les services numériques d'Apogée (en lien avec les référents métiers de la scolarité et la DGDNum)

‘ Paramétrer les parchemins pour l'édition (en lien avec le service diplomation)

• Contribuer à la mise en place du plan de formation des utilisateurs Apogée (en lien avec le responsable et le responsable adjoint et le service formation de la DGDRH) :

‘ Rédiger et mettre en forme les tutoriels et supports de formations

‘ Construire les formations, élaborer un programme et créer les exercices à destination des stagiaires

‘ Animer ou coanimer les formations à destination des utilisateurs Apogée

• Assister et conseiller la communauté des utilisateurs du logiciel :

‘ Répondre aux demandes d'assistance (par mail, téléphone, tickets GLPI, RDV en Visio et en présentiel), savoir analyser et résoudre les problèmes rencontrés

‘ Conseiller et assister les composantes et les jurys lors des délibérations

• Apporter un appui au responsable et au responsable adjoint du service outils scolarité :

‘ pour l'interopérabilité des logiciels Apogée et Refformations en lien avec la direction du pilotage et de l'offre de formation : paramétrage des écrans concernés dans Refformations, suivi des injections de l’offre dans Apogée

‘ en construisant des requêtes sur Business Objects (demandes externes, tableaux de suivi etc.), en analysant des données via le logiciel Excel

‘ en participant si besoin aux groupes de travail de la direction ou avec d'autres DGD/directions/services (DGDNum, DASP, etc.) en fonction des projets en cours ou du calendrier universitaire (diplomation, inscriptions administratives, SINAPS, ADE etc.)

• Contexte et enjeux :

■ Contribuer à l'évolution des outils et à la préparation au passage à PEGASE (horizon 2028).

■ Participer à la conduite du changement dans le domaine de la scolarité, et plus particulièrement dans le cadre de la nouvelle répartition des compétences.

Profil

📚 Savoirs

• Excellente maîtrise du logiciel Apogée, connaisance du logiciel Refformations
• Maîtrise des suites bureautiques (tableurs et traitements de texte en particulier)
• Idéalement, maîtrise de Business Objects
• Connaître l'organisation, la structuration et le fonctionnement de l’université
• Connaître l'offre de formation de l'université de Lille
• Connaissance de la réglementation relative à la gestion d’un étudiant

🔧 Savoir-faire

• Appétence pour les outils informatiques
• Capacités rédactionnelles et de synthèse
• Conduire des échanges permettant une montée en compétence des interlocuteurs
• Savoir s'adapter à des publics différents
• Former et accompagner
• Savoir hiérarchiser ses priorités et organiser son travail
• Savoir rechercher l'information

🤝 Savoir-être

■ Excellentes capacités de communication (orale et écrite)

■ Travailler en équipe

■ Autonomie et adaptabilité

■ Rigueur / Fiabilité

■ Sens de l'analyse

■ Dynamisme, réactivité

■ Courtoisie et maîtrise de soi en toutes circonstances

🎓 FORMATION ET EXPÉRIENCE

Niveau de diplôme minimum exigé : Bac

Domaines de formation souhaités : Bac à bac +2 dominante administrative / secrétariat ou informatique - base de données ou formation scientifique

Expérience sur des fonctions similaires idéalement souhaitée

⚙️ CONDITIONS PARTICULIÈRES D’EXERCICE

• Disponibilité, notamment en période de hautes activités (délibérations, périodes de formations, etc.)
• Polyvalence exigée sur l'ensemble des domaines de gestion de la scolarité (Inscriptions pédagogiques, Résultats, etc.)

📝 Candidature

Le poste est ouvert uniquement aux agents contractuels.

📅 Date limite de dépôt des candidatures : 12 octobre 2026

Référence de l'offre : hl967ymu8w