University Positions
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Ihre Aufgaben
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- Administration von Drittmittelprojekten z.B. während der Antragsphase, Finanzabwicklung von bewilligten Projekten, Beschaffungen im Bereich der Sach- und Investitionsmittel
- Dokumentation und Berichtswesen: Erhebung, Auswertung und Aufbereitung projektbezogener Daten für Controlling und Dokumentation
- Fremdsprachentätigkeit: Schreiben in einer fremden Sprache (Englisch), Erledigung der anfallenden Korrespondenz, Anfertigung einfacher Übersetzungen aus dieser oder in diese Sprache. Redigieren von Gutachten, Berichten etc.; Betreuung von ausländischen Studierenden, Gästen, Mitarbeitern, Delegationen; Unterstützung bei Einreise- und Aufenthaltsformalitäten, Versicherungen, Unterkunft etc.
- administrative Mitarbeit bei der Lehrorganisation des Fachgebietes (Lehrveranstaltungen, Abschlussarbeiten)
- Sekretariatsaufgaben: Terminplanung, Gästebetreuung, Postbearbeitung; Materialverwaltung; Pflege und Gestaltung der Website; Organisation von Veranstaltungen, Workshops, Kolloquien etc. inkl. finanzieller Kalkulation und Abrechnung
- eigenständiger Schriftwechsel für das FG betreffende Angelegenheiten, Beantwortung von Anfragen
- Bearbeitung der Personalangelegenheiten des Fachgebiets
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in, Verwaltungsfachangestellte*r oder Kauffrau*mann für Bürokommunikation bzw. sonstige Beschäftigte mit gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen in den Bereichen Verwaltung, Finanzen und Personal
- Bereits gesammelte Erfahrung im Bereich der Universitätsverwaltung
- Kenntnisse im Bereich der Drittmittelbewirtschaftung
- sichere Kenntnisse der PC-Anwendungssoftware SAP – gern Erfahrungen bei TU-basierten in SAP eingebettete Plattformen und Anwendungen: Berichtswesen, Prüfungsverwaltung, Moses, ISIS
- Kenntnisse weiterer Programme wie Excel, Word, PowerPoint etc.
- Bereitschaft und Können sich schnell in neue Software einzuarbeiten
- fundierte Englisch- und Deutschkenntnisse, sicher in Schriftverkehr und Kommunikation
- Fähigkeit zu strukturiertem Arbeiten, Organisations- und Koordinationsgeschick, Kenntnisse über Gremienstrukturen der TUB und der Projektpartner von Vorteil
- fundierte Kenntnisse der vergaberechtlichen Bestimmungen sowie des Haushaltsrechts, des Personalrechts, des Personalvertretungsrechts, des Schwerbehindertengesetzes, des Reisekostenrechts von Vorteil
- Kenntnisse des Internets und der einschlägigen Suchmaschinen von Vorteil
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