Secrétaire indépendante facturation et comptabilité

🎯 Objectif du poste

Assurer la gestion administrative, le suivi rigoureux de la facturation et la préparation comptable (pré-comptabilité) en totale autonomie pour le compte de professionnels du droit ou de structures libérales. Le profil garantit la fluidité de la chaîne de facturation, de l'encodage des prestations jusqu'à la transmission des pièces au cabinet comptable.

📋 Missions principales

1. Facturation et Suivi Client via SECIB

• Encodage des prestations : Saisie des temps passés, des honoraires, des frais et des débours sur les dossiers clients.
• Émission des documents financiers : Génération des provisions, des états de frais et honoraires, et des factures définitives conformément aux conventions du cabinet.
• Suivi des encaissements : Lettrage des paiements reçus et mise à jour des comptes clients.
• Recouvrement : Identification des retards de paiement, édition et envoi des rappels, et gestion amiable des relances clients.

2. Gestion Documentaire et Pré-comptabilité via Clouddemat

• Numérisation et classement : Collecte, traitement et indexation de l'ensemble des pièces justificatives (factures d'achats, notes de frais, extraits bancaires).
• Dématérialisation : Téléchargement et intégration des flux de documents sur la plateforme Clouddemat.
• Pré-comptabilité : Ventilation et affectation correcte des pièces selon les règles analytiques établies.
• Liaison comptable : Préparation des dossiers mensuels ou trimestriels pour validation par l'expert-comptable externe.

3. Secrétariat Administratif Général

• Gestion des dossiers : Ouverture, mise à jour et archivage des fiches clients/dossiers dans SECIB.
• Correspondance : Traitement des courriers et courriels liés aux aspects financiers ou logistiques de la structure.

🛠️ Compétences techniques (Savoir-faire)

• Maîtrise experte de SECIB : Connaissance approfondie des modules "Dossiers", "Temps passés", "Frais" et "Facturation".
• Maîtrise de Clouddemat : Gestion fluide de l'outil de reconnaissance, d'archivage numérique et des exports comptables.
• Bureautique : Excellente pratique de la suite Microsoft Office (notamment Excel pour les tableaux de suivi) et des outils de communication sécurisés.
• Réglementation financière : Solides notions des règles de facturation (mentions obligatoires, règles de TVA applicables au secteur concerné/juridique, débours).

🧠 Qualités professionnelles (Savoir-être)

• Rigueur et précision : Tolérance zéro pour les erreurs de chiffres, d'encodage ou d'affectation de comptes.
• Autonomie et organisation : Capacité à prioriser les urgences de facturation et à respecter les échéances comptables et fiscales.
• Confidentialité absolue : Respect strict du secret professionnel, particulièrement critique dans l'écosystème juridique (SECIB).
• Esprit d'initiative : Proactivité dans l'optimisation des processus de dématérialisation et la relance des impayés.

🎓 Profil recherché & Statut

• Statut : Indépendante (freelance) avec numéro d'entreprise / TVA actif et assurance RC Professionnelle en ordre.
• Expérience : Expérience significative (3 à 5 ans minimum) en secrétariat juridique ou comptable, idéalement acquise en cabinet d'avocats ou fiduciaire.