Verwaltungsbeschäftigte (m/w/d) für die Gremiengeschäftsstelle und das Präsidialbüro

Die Universität Ulm mit ca. 10.000 Studierenden bietet abwechslungsreiche berufliche Aufgaben in einem hochinnovativen Forschungs-, Lehr- und Arbeitsumfeld sowie vielfältige Möglichkeiten, Beruf und Familie zu vereinbaren.

Für die Gremiengeschäftsstelle und das Präsidialbüro suchen wir zwei

Verwaltungsbeschäftigte (m/w/d)

> Umfang: Vollzeit
> Befristung: ein Jahr
> Vergütung: TV-L EG 6
> Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Aufgaben

• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung der Sitzungen der universitären Gremien, insbesondere Zusammenstellung sowie elektronischer Versand der Sitzungsunterlagen und Protokollauszüge
• Unterstützung der Referent*innen der Vizepräsident*innen bei administrativen Aufgaben, Geschäftsprozessen und bei der Umsetzung von Maßnahmen
• Organisation von Veranstaltungen
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben, insbesondere Koordinierung von Terminen
• Medientechnische Unterstützung bei Videokonferenzen, Sitzungen und Veranstaltungen
• Deutsch- und teilweise englischsprachige Korrespondenz

Profil

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich (z. B. Kauffrau*mann für Büromanagement, Fachangestellte*r für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte*r) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in Verwaltungsprozessen
• Routinierter Umgang mit MS Office und Erfahrung mit gängigen Anwendungsprogrammen, insbesondere Zoom, CloudStore, TYPO3 oder Bereitschaft, sich entsprechend einzuarbeiten
• Sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein, sicheres und freundliches Auftreten, auch bei hohem Arbeitsaufkommen
• Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeiteinteilung für Sitzungstermine
• Wünschenswert: Kenntnisse und Erfahrungen aus dem Hochschulbereich

Wir bieten

• Ein abwechslungsreiches und interessantes Arbeitsumfeld
• Weiterbildung, Gesundheitsmanagement & vielfältige weitere Veranstaltungen im universitären Umfeld

Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt.

Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken. Deshalb ist jede Person unabhängig von Merkmalen wie z. B. Geschlecht, Alter und Herkunft oder einer evtl. Behinderung an der Universität willkommen.

Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar.

Important note
Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

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