Teamassistenz / Kaufmännische Assistenz (m/w/d) – Ulm

Für unseren Kunden suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Kaufmännische Assistenz / Teamassistenz (m/w/d) am Standort Ulm.

In dieser Position unterstützen Sie eine Softwareentwicklungsabteilung im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft und arbeiten eng mit Entwicklern, Projektmanagern sowie dem Management zusammen. Sie sorgen für reibungslose Abläufe, koordinieren Termine und Reisen und übernehmen vielseitige organisatorische Aufgaben.

Ihre Aufgaben:

• Allgemeine organisatorische und administrative Unterstützung einer Softwareentwicklungsabteilung
  
• Selbstständige Koordination und Pflege von Terminkalendern
  
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
  
• Erstellung und Anpassung von Präsentationen und weiteren Unterlagen
  
• Organisation, Planung und Abrechnung von Dienstreisen
  
• Organisation und Koordination von Meetings, Workshops und Teamveranstaltungen
  
• Unterstützung bei der Budgetplanung, einschließlich Bestellungen und Leistungsabnahmen
  
• Organisation von Büromaterial und Büroausstattung
  
• Erstellung und Bearbeitung von Workflows
  
• Verwaltung von Mail-Listen und Pflege von Mitarbeiterlisten
  
• Unterstützung bei Inventarisierungsaufgaben
  
• Durchführung von Bestellungen sowie Leistungsbestätigungen und Rechnungsfreigaben für Güter und Dienstleistungen

Voraussetzungen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
  
• Idealerweise erste Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Teamassistenz, Sekretariat oder Administration
  
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint, Outlook und Teams
  
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse
  
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
  
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick
  
• Vertrauenswürdiger und diskreter Umgang mit sensiblen bzw. personenbezogenen Daten
  
• Gute Team- und Kommunikationsfähigkeit
  
• Flexibilität und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern

Vorteile

• Langfristiger Einsatz in einem professionellen und modernen Arbeitsumfeld
  
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Eigenverantwortung
  
• Zusammenarbeit mit Entwicklern, Projektmanagement und Management
  
• Einblick in das Umfeld einer modernen Softwareentwicklungsorganisation
  
• Vielseitige organisatorische und kaufmännische Tätigkeiten
  
• Persönliche Betreuung während des gesamten Bewerbungsprozesses und Einsatzes
  

Einsatzort: Ulm
Start: ab 01.10.2026
Arbeitszeit: 40 Stunden/Woche
Geplanter Einsatzzeitraum: bis 30.06.2028