Assistente Administrativo(a) | Recepção e Secretariado Executivo

Assistente Administrativo(a) | Facilities

Estamos buscando uma pessoa organizada, proativa e atenta aos detalhes para atuar no suporte à rotina do escritório, garantindo a organização dos espaços, uma boa experiência para colaboradores e visitantes e apoio administrativo à Diretoria.

Principais responsabilidades

Organização e rotina do escritório

• Acompanhar a organização e o bom funcionamento dos espaços do escritório;
• Apoiar nas demandas de facilities e necessidades administrativas do dia a dia;
• Organizar salas de reunião e garantir que estejam preparadas para reuniões internas e externas;
• Acompanhar necessidades relacionadas a materiais de escritório, copa, café, lanches e demais itens de consumo;
• Apoiar na organização de reuniões, encontros e eventos realizados no escritório;
• Acionar e acompanhar fornecedores e prestadores de serviços quando necessário;
• Identificar necessidades do ambiente e atuar de forma preventiva para manter o escritório organizado e funcional.

Recepção e experiência

• Recepcionar clientes, parceiros, fornecedores e visitantes;
• Direcionar visitantes e apoiar na organização da agenda de utilização das salas;
• Preparar e organizar café, água, lanches e demais itens necessários para reuniões e recepção de clientes;
• Zelar por uma experiência acolhedora e profissional para quem estiver no escritório.

Apoio à Diretoria

• Prestar suporte administrativo aos Diretores em demandas do dia a dia;
• Apoiar na organização e controle de agendas e compromissos, quando necessário;
• Apoiar em reservas, organização de reuniões e demais demandas administrativas;
• Organizar comprovantes, reembolsos e prestações de contas;

Requisitos

• Ensino médio completo; superior em andamento será considerado um diferencial;
• Experiência anterior em atividades administrativas, recepção, secretariado, facilities ou áreas relacionadas;
• Conhecimento do Pacote Office;
• Boa comunicação oral e escrita;
• Organização e capacidade de lidar com diferentes demandas simultaneamente.