Chargé de mission Déménagement des collections - CDD de 12 mois

Depuis plus de 140 ans, les collaborateurs d'HEC Paris partagent un esprit d'excellence, de curiosité, et d'audace, qui nous permet d'être leader en matière de recherche et d'enseignement en sciences du management.

Convaincus que la diversité des parcours est une véritable richesse, nous valorisons chaque expérience individuelle et favorisons l'expression de tous les talents au sein de notre Ecole.

Nous attachons une importance particulière à l'épanouissement et au développement professionnels des collaborateurs. C'est pourquoi, dès l'arrivée, nous proposons un accompagnement personnalisé, facilitant l'intégration et l'immersion dans notre environnement multiculturel.

Vous souhaitez participer activement à la mission d'HEC Paris et contribuer à son rayonnement ? Partagez-nous votre parcours en postulant !

Dans le cadre de la construction d'un nouveau bâtiment, le Learning Center d'HEC Paris engage un important projet de désherbage, de traitement et de déménagement de ses collections : livres, revues, thèses et fonds d'archives administratives et patrimoniales.

Afin de préparer cette opération stratégique, HEC Paris recrute pour octobre 2026 un/une Chargé(e) de mission en CDD d'une durée de 12 mois au total (Motif remplacement de congé maternité).

Sous l'autorité de la Responsable du Learning Center, le ou la Chargé(e) de mission pilote et coordonne les opérations préparatoires au déménagement et contribue à leur mise en œuvre opérationnelle.

Il ou elle travaille en étroite collaboration avec les chargés de collections du Learning Center, la Direction Immobilière et les prestataires impliqués dans le projet.

Missions principales

1. Piloter la préparation du déménagement

• Définir, avec les responsables de collections, la méthodologie et le calendrier des opérations.
• Cartographier les espaces de stockage et établir les volumes, contraintes et besoins associés.
• Organiser et coordonner les différents chantiers : tri, désherbage, conservation, signalement, équipement et conditionnement.
• Identifier les documents à conserver, éliminer, externaliser ou numériser.
• Mettre en place les outils de suivi des volumes, de l'avancement et des risques.
• Assurer le reporting auprès du Décanat et de la Direction Immobilière.

2. Organiser les opérations de déménagement

• Définir les modalités techniques du déménagement et les besoins en conditionnement, manutention, transport et stockage.
• Préparer les cahiers des charges et spécifications techniques relatifs aux collections et au déménagement.
• Participer aux consultations et assurer le suivi des prestataires.
• Suivre les mouvements et la localisation des collections.
• Veiller à la continuité d'accès aux collections pendant les différentes phases du projet.
• Veiller à la mise à jour du signalement des collections dans le système de gestion documentaire.

3. Piloter le traitement et l'externalisation des archives

• Organiser les opérations de tri, de classement, de versement et d'élimination des archives, dans le respect de la réglementation.
• Préparer et coordonner l'externalisation des fonds d'archives administratives et patrimoniales.
• Superviser les prestations d'archivage et assurer le suivi des mouvements et de la localisation des fonds.
• Assurer le suivi administratif et documentaire des opérations.

4. Contribuer à la vie du Learning Center

Selon les besoins du service et l'avancement du projet :

• participer à l'accueil et à l'accompagnement ponctuel des usagers ;
• contribuer aux projets transverses et aux événements du Learning Center ;
• participer au maintien de la continuité des services pendant le déménagement.

Formation

Formation supérieure Bac+5 en bibliothéconomie, sciences de l'information et de la documentation, archivistique ou formation équivalente.

Expérience

• Une expérience en gestion de collections, traitement d'archives et/ou conduite de projets documentaires est recherchée.
• Une expérience en déménagement ou réorganisation de collections, externalisation de fonds ou pilotage de prestataires constitue un atout.

Compétences

• Maîtrise des méthodes de gestion et de traitement des collections : tri, désherbage, récolement, classement, signalement et conservation préventive.
• Connaissance des pratiques archivistiques et de la réglementation applicable aux archives.
• Compétences en gestion de projet : planification, coordination, suivi des volumes et des échéances, gestion des risques.
• Capacité à élaborer des outils de suivi et de reporting.
• Capacité à rédiger des procédures, cahiers des charges et documents de suivi.
• Connaissance du suivi de prestataires et des marchés publics appréciée.
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel.
• Anglais B2.

Qualités recherchées

• Organisation, rigueur et sens des priorités.
• Autonomie et capacité d'initiative.
• Goût pour le travail de terrain et les opérations liées aux collections.
• Aisance relationnelle et capacité à coordonner et fédérer différents interlocuteurs.
• Capacité d'adaptation et de résolution de problèmes.
• Qualités rédactionnelles.
• Sens du service et intérêt pour les collections documentaires et patrimoniales.