Stagiaire archivage administratif et digitalisation (6 semaines)
Indexed description
Très dynamique, le CHAL a enregistré depuis son ouverture une croissance d’activité tous secteurs confondus de 25%. 2000 personnes y travaillent dont 200 médecins et internes.
Le CHAL est établissement support du GHT Léman Mont Blanc qui couvre le territoire nord de la Haute Savoie pour une population de 500 000 habitants.
Mission
Le CHAL propose un stage de 6 semaines au sein de l'équipe de la Direction des Affaires Médicales et de la Recherche. Le/la stagiaire bénéficiera d'un accompagnement tout au long de son stage et participera à un projet concret d'optimisation et d'organisation des archives du service.
Missions principales : Assurer l’archivage ainsi que la digitalisation sous un format numérique des dossiers des praticiens hospitaliers en lien avec la direction des affaires médicales.
Archivage
- Tri des dossiers administratifs
- Classement et réorganisation des archives papier et de l’électroclass
- Préparation et conditionnement des documents destinés à l'archivage ou à la destruction
- Mise à jour du tableau de suivi
- Étiquetage et référencement des dossiers
- Participation au recensement et à l'inventaire des archives
- Mise à jour des tableaux de suivi des archives
- Participation à l'amélioration de l'organisation documentaire
- Numérisation de documents administratifs
- Classement électronique des documents
- Indexation et contrôle de la qualité des fichiers numérisés
- Application des règles de confidentialité
- Respect des procédures internes de conservation des documents
- Sensibilisation aux obligations liées à la protection des données
- Étudiant(e) en formation administrative, secrétariat, gestion documentaire, gestion des organisations ou domaine équivalent
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Sens de l'organisation et de la méthode
- Rigueur et capacité d'analyse
- Respect de la confidentialité
- Aptitude au travail en équipe
- Autonomie et sens des responsabilités.
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