Management Assistentin (m/w/d)

Vollständige Stellenbeschreibung

Management-Assistenz

Die Position im Bereich Management Assistenz spielt eine entscheidende Rolle bei der Aufrechterhaltung der Effizienz und Organisation. Diese Person ist für die Koordination administrativer Tätigkeiten wie Telefon, Termine, Ablagen, E-Mail und Events verantwortlich. Organisationstalent, eine dienstleistungsorientiert proaktive Arbeitsweise und starkes Kommunikationstalent sind für diese Rolle von entscheidender Bedeutung.

Zweck der Rolle

Die Management-Assistenz hält dem Vorstandsmitglied im operativen Alltag den Rücken frei und sorgt für Struktur, Effizienz und Transparenz – insbesondere im Zusammenspiel zwischen Investoren, Kapitalströmen und Immobilienverwaltung.

Deine Aufgaben

• Du übernimmst das Management und die Priorisierung der E-Mail-Kommunikation
• Du unterstützt in der Investorenkommunikation, bereitest Informationen, Präsentationen und Reports professionell auf und hältst den Kontakt zu bestehenden und potenziellen Investoren
• Du koordinierst und überwachst die Zahlungsflüsse aus Immobilienbeteiligungen und Mieteinnahmen und stellst sicher, dass vereinbarte Zahlungen fristgerecht eingehen
• Du fungierst als zentrale Schnittstelle zwischen dem Vorstand, den Immobilienverwaltern und externen Dienstleistern und sorgst für einen reibungslosen Informationsfluss
• Du entwickelst bei auftretenden Herausforderungen selbstständig mehrere Lösungsansätze und präsentierst diese zur Entscheidung
• Du übernimmst die Vermietungskoordination für die Immobilien und stellst sicher, dass Leerstände effizient vermarktet und neu vermietet werden
• Du erstellst ein monatliches Reporting über Mieteingänge, Investorenaktivitäten und relevante Kennzahlen
• Du überwachst laufende Vertragsverhältnisse (z. B. Strom- und Gasverträge) und vergleichst Konditionen, um wirtschaftlich optimale Lösungen zu sichern
• Du unterstützt bei der Pflege der Social-Media-Präsenz

Dein Profil

• Du bist proaktiv und dienstleistungsorientiert
• Du verhältst dich flexibel und bist diskret
• Du besitzt sehr gute Immobilienkenntnisse
• Du besitzt ein abgeschlossenes kaufmännisches Studium
• Du hast eine hohe Affinität für Excel, Asana und Nutzung der IT
• Du besitzt eine hohe Organisationsfähigkeit
• Du kannst auch unter Druck konzentriert arbeiten und kannst operative Prozesse verbessern
• Du arbeitest lösungsorientiert und sorgfältig
• Du hast mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit
• Du beherrschst Deutsch und Englisch sehr gut in Wort und Schrift

Wir bieten dir

• Aktienoptionen
• Betriebliche Weiterbildung
• Empfehlungsprogramm
• Erfolgsbeteiligung
• Essenszuschuss
• Firmenevents
• Firmenhandy
• Flexible-Arbeitszeiten
• Homeoffice-Möglichkeit
• Kostenlose Getränke
• Zusätzliche Urlaubstage

Bewerbung

Deine Bewerbung schickst du bitte an [email protected], damit wir deine Bewerbung leichter zuordnen können, benutze als E-Mail-Betreff bitte: c2-job-001.