Customer Service Specialist (m/w/d)

Als Customer Service Specialist bist du die zentrale Ansprechperson für unsere Kundinnen und Kunden und stellst eine professionelle, lösungsorientierte und serviceorientierte Betreuung sicher. Du bearbeitest Kundenanfragen über verschiedene Kommunikationskanäle, koordinierst Anliegen mit internen Fachabteilungen und trägst aktiv dazu bei, die Kundenzufriedenheit und langfristige Kundenbindung zu stärken.

Deine Aufgaben

• Betreuung und Beratung von Kundinnen und Kunden per E-Mail, Telefon und weiteren Kommunikationskanälen
• Bearbeitung von Kundenanfragen, Reklamationen und Servicefällen
• Eigenständige Lösungsfindung und Nachverfolgung von Kundenanliegen bis zum erfolgreichen Abschluss
• Erfassung und Pflege von Kunden- und Vorgangsdaten in den entsprechenden Systemen
• Koordination von Kundenanliegen mit internen Abteilungen wie Vertrieb, Logistik, Buchhaltung oder Produktmanagement
• Überwachung von Lieferungen, Aufträgen und Serviceprozessen
• Erstellung und Bearbeitung von Angeboten, Auftragsänderungen, Gutschriften oder sonstigen kundenbezogenen Dokumenten
• Sicherstellung einer hohen Servicequalität und Einhaltung definierter Service-Level
• Erkennen wiederkehrender Kundenprobleme und Weitergabe von Optimierungspotenzialen an die zuständigen Fachbereiche
• Mitwirkung bei der Optimierung von Customer-Service-Prozessen und internen Abläufen
• Dokumentation und Auswertung relevanter Kundenservice-Kennzahlen
• Aktive Unterstützung bei der Verbesserung der Customer Experience

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Customer Service, Kundenmanagement, Vertriebsinnendienst oder einem vergleichbaren Bereich
• Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung
• Kommunikationsstärke und ein freundliches, professionelles Auftreten
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und ausgeprägte Problemlösungskompetenz
• Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung mit CRM- oder ERP-Systemen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse von Vorteil
• Teamfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen

Persönliche Kompetenzen

• Kundenorientierung: Du stellst die Bedürfnisse der Kundinnen und Kunden in den Mittelpunkt.
• Kommunikationsfähigkeit: Du kommunizierst klar, verbindlich und zielgruppengerecht.
• Lösungsorientierung: Du findest auch bei komplexen Anliegen pragmatische und kundenfreundliche Lösungen.
• Organisationstalent: Du behältst auch bei mehreren parallelen Vorgängen den Überblick.
• Eigeninitiative: Du erkennst Handlungsbedarf und treibst Themen selbstständig voran.
• Teamgeist: Du arbeitest konstruktiv mit internen und externen Ansprechpartnern zusammen.
• Belastbarkeit: Du bewahrst auch in arbeitsintensiven Situationen einen professionellen und serviceorientierten Umgang.

Schnittstellen

Die Position arbeitet eng mit verschiedenen internen und externen Ansprechpartnern zusammen, insbesondere mit:

• Vertrieb / Sales
• Logistik und Versand
• Buchhaltung / Finance
• Produktmanagement
• Marketing
• Einkauf
• Technischem Support bzw. Operations
• Externen Dienstleistern und Geschäftskunden