Procurement Specialist (Advertising Agency)

Vị trí: Chuyên viên Thu mua (Trading / Procurement Specialist)

Phòng ban: Trading / Procurement

Báo cáo cho: Trading Manager / Managing Director

Địa điểm làm việc: 369B-C Lê Quang Định, Phường 5, Quận Bình Thạnh, TP.HCM

Thời gian làm việc: Thứ Hai – Thứ Sáu | 8:30 – 18:00 (nghỉ trưa 1,5 tiếng)

MỤC TIÊU VỊ TRÍ

Đóng vai trò là cầu nối thương mại giữa các phòng ban nội bộ (Account, Event, Media, Creative) và các đối tác bên ngoài (Vendors/Suppliers). Vị trí này chịu trách nhiệm tối ưu hóa chi phí mua ngoài, đảm bảo tiến độ, chất lượng dự án và duy trì sự minh bạch tuyệt đối trong suốt quá trình vận hành dòng tiền của công ty.

CHI TIẾT CÔNG VIỆC

• Làm việc chặt chẽ với team Account/Planning để nhận Brief và hiểu rõ yêu cầu mua hàng (KOL/KOC, Digital Media, Production, Event/Activation, Booking báo chí...).
• Chủ động tìm kiếm, liên hệ lấy báo giá từ nhiều nhà cung cấp khác nhau (đảm bảo quy tắc đấu thầu tối thiểu 3 báo giá theo chuẩn quản trị rủi ro).
• Trực tiếp thương lượng giá, phạm vi công việc, tỷ lệ chiết khấu (discount/rebate) và các giá trị cộng thêm (value-added) nhằm mang lại lợi nhuận tốt nhất cho công ty mà vẫn đáp ứng ngân sách của khách hàng.
• Phân tích, so sánh báo giá (dựa trên benchmark thị trường và dữ liệu nội bộ), làm đề xuất lựa chọn nhà cung cấp trình Quản lý phê duyệt.
• Phối hợp với các bộ phận soạn thảo, rà soát và chốt các điều khoản trong Hợp đồng nguyên tắc, Hợp đồng dịch vụ với Vendor.
• Theo dõi sát sao tiến độ giao hàng, chất lượng sản phẩm/dịch vụ của Vendor trong suốt thời gian diễn ra chiến dịch.
• Xử lý kịp thời các sự cố phát sinh.
• Xử lý nghiệm thu & Thanh toán: Nhận bàn giao, đối chiếu khối lượng công việc thực tế, phối hợp cùng team Account và Vendor làm biên bản nghiệm thu.
• Theo dõi sát sao tiến độ tạm ứng, giải ngân. Chủ động làm việc với phòng Kế toán để xử lý các vướng mắc về chứng từ, hóa đơn, đảm bảo thanh toán đúng hạn cam kết với đối tác.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

• Có 1-3 năm kinh nghiệm ở vị trí Trading, Procurement, Purchasing. Ưu tiên ứng viên xuất thân từ môi trường Agency (Advertising, Media, Event, Production).
• Am hiểu cơ bản về thị trường giá cả của các dịch vụ Marketing (Booking KOLs, Media, Production house, In ấn...).
• Nắm vững quy trình làm việc với hợp đồng, hóa đơn, chứng từ và các điều khoản thanh toán B2B.
• Kỹ năng đàm phán: Có khả năng thuyết phục, thương lượng cứng rắn nhưng khéo léo để đạt được thỏa thuận có lợi nhất.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Xử lý tình huống nhanh nhạy, chịu được áp lực cao từ tiến độ gấp rút của các dự án quảng cáo.
• Kỹ năng tổ chức & Số liệu: Cẩn thận, chi tiết trong việc so sánh báo giá, quản lý hồ sơ và theo dõi tiến độ công việc/thanh toán đa nhiệm.
• Tuyệt đối trung thực, minh bạch và có đạo đức nghề nghiệp cao.
• Khách quan, công bằng trong việc lựa chọn đối tác, đặt lợi ích và hiệu quả của công ty lên hàng đầu.

QUYỀN LỢI

• 12 ngày phép năm + 1 ngày nghỉ Giáng sinh
• BHXH đầy đủ, PVI Care, khám sức khỏe định kỳ
• Thưởng & quà các dịp lễ, sinh nhật, Tết;
• Phụ cấp điện thoại: 300.000 VNĐ/tháng
• Lương tháng 13 & thưởng cuối năm theo kết quả kinh doanh và hiệu suất
• Teambuilding & đào tạo nội bộ