Chief of Staff | Executive Assistant (Bilíngue)

Sobre a vaga

Buscamos uma Chief of Staff | Executive Assistant para atuar diretamente ao lado do CEO, sendo sua principal parceira na organização da rotina executiva, na coordenação das prioridades da empresa e na execução das iniciativas mais estratégicas.

Essa posição combina responsabilidades de Executive Assistant e Chief of Staff, exigindo alguém capaz de transitar entre a excelência operacional do dia a dia e a coordenação de projetos estratégicos.

Mais do que administrar agendas e organizar reuniões, esperamos alguém que transforme decisões em execução, acompanhe projetos, organize informações estratégicas, faça follow-up com diferentes áreas e garanta que nenhuma prioridade importante fique sem andamento.

Também será responsável por proporcionar uma experiência impecável em todas as interações com clientes, investidores, parceiros e famílias atendidas pela Jera, representando o CEO e a empresa com profissionalismo, discrição e excelência.

Procuramos alguém extremamente organizado, proativo, executor, apaixonado por tecnologia e Inteligência Artificial, que tenha prazer em resolver problemas, otimizar processos e elevar continuamente o nível da operação.

Responsabilidades

Executive Support

• Gerenciar uma agenda executiva complexa, conciliando prioridades e mudanças de última hora.
• Organizar reuniões internas e externas, garantindo toda a logística necessária.
• Agendar reuniões com clientes, parceiros, investidores e famílias.
• Preparar salas de reunião, apresentações, materiais, equipamentos e alimentação.
• Organizar almoços executivos, eventos e encontros com clientes.
• Coordenar viagens nacionais e internacionais.
• Apoiar demandas profissionais e, quando necessário, demandas pessoais do CEO.

Chief of Staff

• Organizar e acompanhar as prioridades estratégicas do CEO.
• Transformar decisões em planos de ação claros.
• Fazer follow-up constante com diretores e demais áreas da empresa.
• Acompanhar projetos estratégicos, garantindo alinhamento, execução e prazos.
• Preparar briefings, apresentações e materiais executivos.
• Consolidar informações para apoiar tomadas de decisão.
• Atuar como principal ponto de conexão entre o CEO e as diferentes áreas da empresa.

Operação & Tecnologia

• Estruturar processos e melhorar fluxos de trabalho.
• Antecipar necessidades e eliminar obstáculos antes que impactem a rotina do CEO.
• Utilizar Inteligência Artificial e ferramentas de produtividade para automatizar tarefas, organizar informações e aumentar a eficiência operacional.
• Buscar continuamente formas mais inteligentes, rápidas e escaláveis de executar o trabalho.

Perfil que buscamos

• Organização excepcional e atenção aos detalhes.
• Forte capacidade de execução e acompanhamento.
• Excelente gestão de prioridades.
• Perfil altamente proativo e resolutivo.
• Capacidade de antecipar necessidades e agir com autonomia.
• Excelente comunicação verbal e escrita.
• Inteligência emocional para lidar com diferentes perfis.
• Discrição absoluta no tratamento de informações confidenciais.
• Boa postura em reuniões, eventos e interações com clientes.
• Capacidade de representar o CEO e a empresa com profissionalismo, cordialidade e segurança.
• Facilidade para atuar em um ambiente dinâmico e de alta performance.
• Interesse genuíno por tecnologia, Inteligência Artificial e melhoria contínua.
• Curiosidade intelectual, vontade de aprender e facilidade para lidar com novos desafios.

Requisitos

• Ensino Superior completo.
• Inglês avançado ou fluente, com excelente comunicação oral e escrita.
• Experiência como Executive Assistant, Chief of Staff ou função semelhante.
• Experiência assessorando CEOs, sócios ou executivos C-Level.
• Vivência na gestão de agendas complexas e múltiplas prioridades.
• Experiência na organização de reuniões, viagens e eventos executivos.
• Domínio de Microsoft 365 e/ou Google Workspace.
• Familiaridade com ferramentas de produtividade e Inteligência Artificial.

Diferenciais

• Experiência no mercado financeiro, Family Offices, consultorias estratégicas ou empresas de tecnologia.
• Vivência com clientes de alta renda, investidores ou famílias.
• Experiência apoiando múltiplos executivos ou projetos simultaneamente.
• Conhecimento de ferramentas como ChatGPT, Claude, Gemini, NotebookLM, Copilot, Calendly, ClickUp, Notion, Make, Zapier ou n8n.
• Experiência com melhoria de processos, automações e gestão de projetos.
• Interesse por negócios, investimentos e inovação.