Assistenz der Geschäftsführung / Chief of Staff

Du bist die rechte Hand der Geschäftsführung – und sorgst direkt für ein gesünderes Österreich

Das Orthopädicum Wien ist eine der größten orthopädischen Gruppenpraxen Österreichs. Wir wachsen, und wir suchen dafür jemanden, der den Überblick über alles behält, was bei uns läuft.

Deine Rolle

Du sorgst dafür, dass der operative Betrieb der Klinik funktioniert. Du führst das Recruiting, bist die Ansprechperson für das Team und begleitest den Aufbau neuer Standorte von der Planung bis zur Eröffnung. Die Position verbindet operative Mitarbeit mit echter organisatorischer Verantwortung – von Prozessen und Administration über Recruiting bis hin zu Finance.

Deine Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft: Überblick über laufende Themen, Priorisierung und konsequentes Nachhalten von Entscheidungen
• Verantwortung dafür, dass die Abläufe in der Klinik reibungslos funktionieren – inklusive Optimierung und Weiterentwicklung interner Prozesse
• Recruiting und Onboarding von der Ausschreibung bis zum ersten Arbeitstag sowie Mitarbeit bei laufenden HR-Themen
• Kommunikation und Koordination mit Mitarbeitenden, Ärzt:innen, Bewerber:innen und externen Dienstleistern
• Arbeitsrechtliche Themen im HR-Kontext: Dienstverträge, Arbeitszeit, Karenz und Elternteilzeit – in Abstimmung mit externen Berater:innen
• Mitarbeit beim Aufbau neuer Standorte: Planung, Koordination von Gewerken und Dienstleistern, Behördenwege, Vorbereitung der Eröffnung
• Erstellung von Auswertungen, Übersichten und Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung
• Vorbereitung der Buchhaltung sowie Unterstützung im administrativen Finanzbereich – KI-gestützt statt händisch

Du bringst mit

• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, im Office Management oder in einer vergleichbaren operativen Position – idealerweise in einem wachsenden Unternehmen
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium
• Fundiertes Verständnis des österreichischen Arbeitsrechts im HR-Kontext
• Sehr sicherer Umgang mit KI-Tools im Arbeitsalltag – du nutzt sie aktiv und selbstverständlich, nicht gelegentlich
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
• Strukturierte, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Ruhe und Überblick, auch wenn vieles gleichzeitig passiert – und Freude daran, Dinge voranzutreiben
• Sehr gute Deutschkenntnisse, weitere Sprachkenntnisse von Vorteil

Von Vorteil

• Erfahrung im Gesundheitswesen oder in einer Klinik- bzw. Ordinationsstruktur
• Erfahrung mit HR- oder Praxismanagement-Software

Wir bieten

• Start mit 25–30 Wochenstunden und klarer Perspektive auf Vollzeit – bei entsprechender Qualifikation sind 40 Stunden auch von Beginn an möglich
• Flexible Arbeitszeiten, die Kernarbeitszeit ist von 09:00 - 15:00
• Eine vielseitige Position mit großem Gestaltungsspielraum
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Eigenverantwortliche Projekte und Entwicklungsmöglichkeiten
• Regelmäßige Firmenevents

Gehalt

Das monatliche Mindest-Bruttogehalt (auf Vollzeitbasis) beträgt ab € 4.600,-. Das Gehalt orientiert sich selbstverständlich an deiner individuellen Qualifikation und vorheriger Berufserfahrung.

Bewerbung

Wir freuen uns auf deine Bewerbung direkt per LinkedIn oder an [email protected]

Annelies Neuwirth, MA – Head of HR