Real Estate Administration Manager

𝗩𝗮𝗰𝗮𝘁𝘂𝗿𝗲: 𝗥𝗲𝗮𝗹 𝗘𝘀𝘁𝗮𝘁𝗲 𝗔𝗱𝗺𝗶𝗻𝗶𝘀𝘁𝗿𝗮𝘁𝗶𝗼𝗻 𝗠𝗮𝗻𝗮𝗴𝗲𝗿

SmartUnit NV is een groeiende vastgoedinvesteerder, gespecialiseerd in semi-industrieel vastgoed in België. Vanuit ons kantoor in Aartselaar beheren we 15 sites die verhuurd worden aan meer dan 150 bedrijven. Om ons team te versterken, zoeken we een hands-on 𝗥𝗲𝗮𝗹 𝗘𝘀𝘁𝗮𝘁𝗲 𝗔𝗱𝗺𝗶𝗻𝗶𝘀𝘁𝗿𝗮𝘁𝗶𝗼𝗻 𝗠𝗮𝗻𝗮𝗴𝗲𝗿 die mee instaat voor het dagelijkse beheer en de verdere professionalisering van onze vastgoedportefeuille.

𝗝𝗼𝘂𝘄 𝗿𝗼𝗹

In nauwe samenwerking met de Property Manager en je collega’s binnen SmartUnit zorg je voor een vlotte administratieve, operationele en technische opvolging van onze vastgoedportefeuille. Je onderhoudt contacten met huurders, leveranciers, aannemers en andere externe partners. Je werkt hoofdzakelijk vanuit ons kantoor in Aartselaar, met occasionele verplaatsingen naar onze gebouwen en sites.

Als Real Estate Administration Manager ben je een administratieve duizendpoot die nauwkeurigheid en organisatorisch talent combineert met een praktische, proactieve en oplossingsgerichte aanpak.

𝗝𝗼𝘂𝘄 𝘃𝗲𝗿𝗮𝗻𝘁𝘄𝗼𝗼𝗿𝗱𝗲𝗹𝗶𝗷𝗸𝗵𝗲𝗱𝗲𝗻

𝗣𝗼𝗿𝘁𝗳𝗼𝗹𝗶𝗼- 𝗲𝗻 𝗰𝗼𝗻𝘁𝗿𝗮𝗰𝘁𝗮𝗱𝗺𝗶𝗻𝗶𝘀𝘁𝗿𝗮𝘁𝗶𝗲

• Beheren, structureren en actueel houden van vastgoed-, huur- en contractdocumentatie

• Registreren en opvolgen van huurovereenkomsten, contractaanpassingen, verlengingen, opzeggingen en huurderswissels

• Beheren en opvolgen van bankgaranties, huurwaarborgen, plaatsbeschrijvingen, opleveringen en overnamedocumenten bij verhuur of verkoop

• Administratief opvolgen van keuringen, schadegevallen, verzekeringsdossiers, leegstand, onroerende voorheffing en terugvorderingen

• Bewaken van belangrijke contractuele data, verplichtingen en deadlines

𝗧𝗲𝗰𝗵𝗻𝗶𝘀𝗰𝗵 𝗯𝗲𝗵𝗲𝗲𝗿 𝗲𝗻 𝗼𝗻𝗱𝗲𝗿𝗵𝗼𝘂𝗱

• Opstellen, structureren en opvolgen van onderhoudsplanningen per site

• Coördineren van herstellingen, interventies, technische meldingen en praktische afspraken met huurders, leveranciers en aannemers

• Opvolgen en afwikkelen van schadegevallen in overleg met onze verzekeringsmakelaar

• Organiseren en opvolgen van preventief en correctief onderhoud

• Prioriteiten bepalen voor technische interventies op basis van urgentie, impact en beschikbaar budget

• Bewaken van een correcte en tijdige uitvoering van technische werkzaamheden

𝗦𝗲𝗿𝘃𝗶𝗰𝗲 𝗰𝗵𝗮𝗿𝗴𝗲𝘀, 𝗯𝘂𝗱𝗴𝗲𝘁𝘁𝗲𝗿𝗶𝗻𝗴 𝗲𝗻 𝗸𝗼𝘀𝘁𝗲𝗻𝗰𝗼𝗻𝘁𝗿𝗼𝗹𝗲

• Opvolgen van provisies, afrekeningen en doorrekeningen van gemeenschappelijke kosten in overleg met de Finance Manager

• Verzamelen, controleren en structureren van kosteninformatie met het oog op correcte afrekeningen

• Ondersteunen bij de aanbesteding en opvolging van onderhoudscontracten, herstellingen en technische werken

• Bewaken van onderhoudsbudgetten

• Inhoudelijk controleren van leveranciersfacturen en uitgevoerde prestaties

• Signaleren van afwijkingen, optimalisatiemogelijkheden en potentiële kostenbesparingen

𝗛𝘂𝘂𝗿𝗱𝗲𝗿𝘀𝗿𝗲𝗹𝗮𝘁𝗶𝗲𝘀 𝗲𝗻 𝗼𝗽𝗲𝗿𝗮𝘁𝗶𝗼𝗻𝗲𝗹𝗲 𝗼𝗽𝘃𝗼𝗹𝗴𝗶𝗻𝗴

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor huurders bij praktische, administratieve en technische vragen

• Behandelen en opvolgen van klachten, meldingen en technische problemen

• Bewaken van een tijdige terugkoppeling, correcte dossieropvolging en hoge huurderstevredenheid

• Coördineren van afspraken rond werkzaamheden, toegang tot gebouwen, plaatsbeschrijvingen, interventies en opleveringen

• Zorgen voor duidelijke en professionele communicatie tussen huurders, leveranciers, aannemers en interne collega’s

𝗜𝗻𝘁𝗲𝗿𝗻𝗲 𝘀𝗮𝗺𝗲𝗻𝘄𝗲𝗿𝗸𝗶𝗻𝗴 𝗲𝗻 𝗽𝗿𝗼𝗰𝗲𝘀𝗼𝗽𝘁𝗶𝗺𝗮𝗹𝗶𝘀𝗮𝘁𝗶𝗲

• Coördineren van property-gerelateerde taken en bewaken van deadlines en actiepunten

• Nauw samenwerken met Property, Operations en Finance

• Meedenken over efficiëntere administratieve en operationele processen

• Ondersteunen bij de verdere uitbouw en optimalisatie van interne beheertools

• Bijdragen aan een gestructureerde, transparante en professionele werking van de vastgoedportefeuille

𝗝𝗼𝘂𝘄 𝗽𝗿𝗼𝗳𝗶𝗲𝗹

• Je hebt 3 tot 5 jaar relevante ervaring in administratie, property management, vastgoedbeheer, de bouwsector of een vergelijkbare omgeving

• Je beschikt over een bachelor in vastgoed, bedrijfsmanagement of een andere relevante afstudeerrichting

• Je hebt sterke organisatorische en administratieve vaardigheden

• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en planmatig

• Je hebt een goede kennis van Excel en werkt vlot met digitale tools

• Je hebt interesse in vastgoed en technisch-operationeel beheer

• Je bent proactief, oplossingsgericht en hands-on

• Je communiceert duidelijk en professioneel met huurders, leveranciers, aannemers en interne stakeholders

• Je kunt zelfstandig werken, maar hecht ook belang aan samenwerking

• Je weet prioriteiten te stellen en behoudt het overzicht, ook wanneer meerdere dossiers tegelijk lopen

𝗝𝗼𝘂𝘄 𝗰𝗼𝗺𝗽𝗲𝘁𝗲𝗻𝘁𝗶𝗲𝘀

• Administratief sterk en nauwkeurig

• Organisatorisch en gestructureerd

• Analytisch en kostenbewust

• Proactief en oplossingsgericht

• Communicatief en professioneel

• Hands-on en resultaatgericht

• Zelfstandig, verantwoordelijk en discreet

𝗪𝗮𝘁 𝗯𝗶𝗲𝗱𝗲𝗻 𝘄𝗶𝗷?

• Een sleutelrol binnen een groeiende vastgoedportefeuille

• Een brede en gevarieerde functie met impact op administratie, technisch beheer, huurdersrelaties en interne processen

• Een aangename en professionele bedrijfsomgeving

• Een jong en dynamisch team met korte beslissingslijnen

• Veel autonomie, verantwoordelijkheid en ruimte voor initiatief

• Een hands-on werkomgeving met een sterke focus op efficiëntie en resultaat

• Een marktconform en aantrekkelijk loonpakket

• Een firmawagen en extralegale voordelen

• De mogelijkheid om mee te groeien met SmartUnit en actief bij te dragen aan de verdere professionalisering van onze organisatie

Ben jij een georganiseerde en nauwkeurige professional met interesse in vastgoed, administratie en technisch beheer? Dan maken we graag kennis met jou.

𝗦𝗼𝗹𝗹𝗶𝗰𝗶𝘁𝗲𝗲𝗿 𝗲𝗻 𝗯𝗼𝘂𝘄 𝗺𝗲𝗲 𝗮𝗮𝗻 𝗱𝗲 𝘃𝗲𝗿𝗱𝗲𝗿𝗲 𝗴𝗿𝗼𝗲𝗶 𝘃𝗮𝗻 𝗦𝗺𝗮𝗿𝘁𝗨𝗻𝗶𝘁.