Personal Assistant Family Office (100%)

Im exklusiven Auftrag eines Family Offices suchen wir per sofort (ideal auf Anfang Juni 2026) eine organisationsstarke Persönlichkeit für eine vielseitige Schlüsselrolle als Personal Assistant.

In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie den CEO/Owner in geschäftlichen wie privaten Belangen und sorgen dafür, dass im anspruchsvollen Office-Alltag alles reibungslos funktioniert. Freuen Sie sich auf ein dynamisches, internationales Umfeld mit viel Eigenverantwortung und abwechslungsreichen Aufgaben.

Ihr Tätigkeitsgebiet

Executive & Principal Support

• Verantwortung für das anspruchsvolle Kalendermanagement des CEOs – geschäftlich wie privat
• Planung und Organisation nationaler und internationaler Reisen inklusive Reiserouten, Visa, Unterkünften, Transport sowie kurzfristigen Anpassungen
• Erstellung von Meeting-Unterlagen, Briefings und relevanten Dokumenten
• Verwaltung vertraulicher Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Zentrale Schnittstelle zwischen dem CEO sowie internen und externen Ansprechpartnern

Office Management & Operations

• Sicherstellung eines professionellen und gepflegten Office-Alltags – von Office Supplies bis zur Betreuung von Gästen
• Koordination von Lieferanten, Dienstleistern und externen Partnern
• Pflege effizienter Ablagestrukturen, Dokumentenmanagement und administrativer Prozesse
• Verarbeitung von Rechnungen sowie Verwaltung von Spesen
• Professioneller Empfang und Betreuung von Besuchern und Gästen

Administration & Team Support

• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender (ab dem kommenden Quartal relevant)
• Organisation interner und externer Events inklusive Venue-Suche, Logistik und Koordination
• Sicherstellung einer strukturierten Dokumentation und effizienter Prozesse für einen reibungslosen Office-Betrieb

Private & Personal Support

• Koordination persönlicher Termine, Reservierungen und privater Reisen
• Abstimmung mit Haushaltspersonal, Property Managern und weiteren privaten Dienstleistern
• Organisation privater Veranstaltungen, Dinner und besonderer Anlässe
• Verarbeitung privater Rechnungen sowie Spesenmanagement

Was Sie mitbringen

• Kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer Abschluss
• Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder Office Manager
• Erfahrung in einem Family Office oder einem vergleichbaren Umfeld
• Verhandlungssichere Englischkenntnisse (tägliche Arbeitssprache)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel und PowerPoint)
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
• Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu steuern
• Belastbarkeit, Flexibilität und eine lösungsorientierte Denkweise
• Unternehmerisches Denken und Freude daran, aktiv mitzugestalten
• Ruhe und Überblick in einem dynamischen Umfeld

Sie denken mit, handeln vorausschauend und organisieren im Hintergrund mit höchster Präzision? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.