Assistant(e) d'agence F/H

MENARD est une entreprise du groupe VINCI présente en France et à l'international. Spécialisée dans les techniques de consolidation et de renforcement de sols, elle réalise ses projets grâce à des techniques variées (inclusions rigides, colonnes ballastées, drains verticaux, jet grouting, compactage dynamique, plots ballastés…).

Nous vous proposons de rejoindre les équipes de MENARD en alternance au poste d'Assistant(e) de l'agence de l'EST basée à Schiltigheim.

Dans le cadre de cette fonction, vous assurez les missions suivantes :

1. Support administratif

• Gérer l’accueil et les communications internes et externes de l'agence (appels téléphoniques, courriels, courriers, etc.).
• Organiser les rendez-vous, les réunions et les déplacements professionnels dans le cadre des évènements annuels de l’entreprise (fête de l’été & repas de fin d’année) pour les membres de l'équipe.
• Apporter un support administratif lors de l'organisation d'événements propres à l’agence.
• Assurer le suivi des fournitures et matériels de bureau et effectuer les commandes nécessaires.
• Participer à la gestion des bases de données et à la saisie des informations (saisie sur Salesforce, création des fiches References SoilTeam).
• Préparer les pochettes études.
• Préparer et élaborer des classeurs de chantier/bureau papiers ou dématérialisés.
• Suivi des contrats de l’agence (extincteur, climatiseur/chauffage, imprimante, traceur,…)

2. Vie des affaires

• Veille commerciale sur les sites internet (afin de transmettre des offres aux ingénieurs d’affaires)
• Etablir et répondre à des dossiers d’appels d’offre public en collaboration avec les ingénieurs d’affaires
• Participer à la gestion des bases de données et à la saisie des informations (saisie sur Salesforce, création des fiches References SoilTeam).
• Vérification des contrats et marchés, échanges avec client et signature
• Gestion administrative des affaires (Liasse administrative, attestations liées à l’affaire, etc.)
• Faire les demandes de DICT.
• Rédiger les PPSPS.
• Préparer les classeurs chantiers (PPSPS, DICT, etc.)
• Envoyer les demandes de dérogation.
• Faire les demandes de badges pour accéder aux chantiers qui le nécessite.
• Suivi des documents en cours de chantier (CR,RJ SPS…) à transmettre, vérifier et produire certains documents
• Préparation et envoi des DOE
• Etablissement, transmission et réception attestations qualibat
• Suivi des affaires post chantier (Réception, libérations des diverses retenues, etc.)

4. Gestion des intérimaires

• Assister les conducteurs de travaux dans la gestion des contrats intérimaires, vérification des données et signature
• Vérification des pièces intérimaires et échange avec sociétés d’intérim

5. Divers

• Gestion des contentieux / sinistres
• Gestion des véhicules intérimaires et stagiaires
• EPI
• Commande, réception et transmission des EPI pour intérimaires et stagiaires.

Vous êtes issu d'une formation de type BAC+2 dans l'assistanat administratif ou dans la gestion des entreprises et avez une première expérience d'au moins 3 ans sur un poste similaire.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack Office, Excel, Word, etc.).

Vous êtes polyvalent(e), organisé(e), faites preuve d’initiative et de curiosité.

Pourquoi nous rejoindre ?

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