Commis-e administratif/ve 4

Description du poste

Le/a Commise Administrative apporte un soutien essentiel à l’équipe en prenant en charge les tâches administratives,logistiques et financières du quotidien. Elle veille à la bonne organisation interne, à la fluidité des processus et à la disponibilité des documents nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation.

Le/la Commise Administrative Collabore Sur Les Missions Suivantes

Événementiel & projets

• Soutien logistique : Organiser les aspects pratiques des événements 35% (réservations de salles, matériel technique, déplacements des intervenants, réservation hôtels, restauration, inscriptions et soutien logistique/préparation le jour J);
• Documentation : Préparer, archiver et classer la documentation liée aux événements et projets (listes de participants, feuilles de présence, comptes rendus);
• Suivi opérationnel : Être un point de contact pour les participants et prestataires sur les aspects administratifs et logistiques.

Communication

• Courrier et messages : Gérer le courrier entrant et sortant (postal et électronique), assurer le tri et la distribution;
• Relances : Effectuer des relances téléphoniques et par e-mail (inscriptions, confirmations, rappels administratifs);
• Mise en page et diffusion : Assurer la mise en page, la correction et la diffusion de documents administratifs ou internes (notes, convocations, rapports).

Soutien administratif financier

• Suivi budgétaire et financier : Préparer les documents nécessaires au suivi budgétaire, demandes de devis (traiteur, hôtel, etc.), préparation des bons de commande, saisie et paiement des factures via PUMA et Si-Notes de Frais, paiement de factures via étiquette, ouverture de comptes si nécessaire (signature d’ouverture de compte du directeur/titulaire);
• Suivi des comptes : Assurer le suivi administratif des comptes projets;
• Archivage : Classer et archiver les pièces justificatives (factures, reçus, notes de frais).

Soutien administratif Ressources Humaines

• Suivi des dossiers : Préparer et mettre à jour les dossiers administratifs liés aux recrutements, prolongations de contrat et départs, sous la supervision de sa hiérarchie;
• Collaborateurs temporaires : Gérer la partie administrative des collaborateurs ponctuels (contrats, documents d’entrée et sortie), exécuter le recrutement des collaborateurs via le système GDE.

Relations externes & partenariats

• Correspondances : Selon les demandes de sa supervision, rédiger et envoyer 10% les courriers et e-mails administratifs aux partenaires et bailleurs;
• Base de données : Tenir à jour et actualiser régulièrement les listes et bases de données de contacts.

Titre et compétences exigés

Formation De Base Et Expérience Professionnelle Requise

• Maturité commerciale ou titre jugé équivalenet
• Anglais écrit et parlé - niveau C1
• Connaissance de l'allemand : un atout
• Expérience de minimum 2 ans dans une fonction administrative

Connaissances Spécifiques Utiles Au Poste

• Maîtrise du français et de l’anglais.
• Organisation et rigueur dans l’exécution des tâches.
• Capacité à gérer plusieurs activités simultanément avec méthode.
• Bonnes compétences rédactionnelles et maîtrise des outils bureautiques.
• Sens du service, discrétion et fiabilité.
• Aisance dans les contacts (téléphone, e-mail, accueil) et esprit collaboratif.
• Résistance au stress.
• Capacité à gérer plusieurs tâches.
• Rigueur et précision.

Entrée en fonction

1er juillet 2026 ou à convenir

Contact

Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus auprès de [email protected]

Informations complémentaires

Afin de respecter l'environnement et d'optimiser le temps de traitement de votre candidature, votre dossier (curriculum vitae, lettre de motivation, copie des diplômes et certificats de travail, liste des publications) doit être déposé exclusivement en ligne en cliquant sur le bouton ci-dessous « Postuler/Apply now ».

Les dossiers papier ne sont pas acceptés.

Il s'agit d'un CDD de 6 mois potentiellement renouvelable sur Fonds.

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