Administrative Assistant (m/w/d)

HELI ist einer der weltweit führenden Hersteller von Gabelstaplern . Mit jahrzehntelanger Erfahrung, innovativen Technologien und einem breiten Produktportfolio steht HELI für Qualität, Zuverlässigkeit und Effizienz. Um unseren internationalen Wachstumskurs fortzusetzen, haben wir unser neues europäisches Zentrum in Friedberg, Deutschland, gegründet. Dieses entwickelt sich stetig weiter und dient als zentrale Anlaufstelle für unsere europäischen Kunden und Partner. Hier bündeln wir Logistik, Kundenservice, VertriebProzesse – alles mit dem Ziel, unseren Kunden einen schnellen und professionellen Service zu bieten.Zur Verstärkung unseres engagierten Teams suchen wir ab sofort motivierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die gemeinsam mit uns die Zukunft von HELI in Europa gestalten möchten.

Ihre Aufgaben:

Aufbau, Steuerung und Weiterentwicklung des gesamten administrativen Systems des Unternehmens

Kontinuierliche Optimierung administrativer Prozesse zur Steigerung der Effizienz und Standardisierung

Kostenkontrolle & Ausgabenmanagement:

Bestellung und Verwaltung von Bürobedarf

Abrechnung und Kontrolle von Bürokosten, enge Zusammenarbeit mit der Buchhaltung

Planung und Verwaltung von Büroflächen sowie Mitarbeiterunterkünften

Organisation und Verwaltung von Firmenwohnungen inklusive Mietverträge, Möbeleinkauf und Einrichtung

Koordination und Verwaltung von Firmenfahrzeugen: Anschaffung, Wartung, Versicherung, HU-Termine

Dokumentenmanagement:

Verwaltung und Archivierung von Verträgen und Verwaltungsdokumenten

Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, inklusive Rechnungen, Mahnungen, Strafzetteln etc.

Verwaltung von Miet-, Dienstleistungs- und Lieferantenverträgen

Lieferantensuche, Vertragsabwicklung, Fristenüberwachung, Qualitätskontrolle und Feedback

Veranstaltungsorganisation:

Unterstützung bei der Planung und Organisation von internen und externen Veranstaltungen (z. B. Schulungen, Meetings, Händler-Events)

Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden und Geschäftspartnern

Koordination von Catering, Technik, Raumplanung und Eventlogistik

Bürowartung & -sicherheit:

Sicherstellung eines sauberen, sicheren und funktionalen Arbeitsumfelds

Sprache:

Chinesisch: Muttersprachliches Niveau (oder gleichwertig)

German (Wünschenswert)

Englisch (Wünschenswert)

Arbeitszeiten & Standort:

Grüner Weg 14, 61169 Friedberg

Montag bis Freitag, 8-Stunden-Tag (40 Stunden/Woche)

Wir bieten:

Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Unternehmen

Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege

Ein motiviertes und unterstützendes Team

Attraktive persönliche Entwicklungsmöglichkeiten

Interessiert?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Angabe deines frühestmöglichen Eintrittstermins!

Bewerbungen bitte an: [email protected]