Assistant Administratif et Pédagogique (H/F)

Descriptif du poste

Dans le cadre d’un remplacement, nous recrutons en CDD un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Pédagogique pour soutenir notre pôle pédagogique et assurer la continuité de nos activités, jusqu'au 31 août 2026.

En lien direct avec les Coordinateurs Pédagogiques, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement de notre établissement. Véritable relais entre les équipes pédagogiques, les apprenants et les intervenants, vous assurerez la gestion administrative et logistique du pôle formation.

Vos missions seront les suivantes :

Accueil et Relation avec les Apprenants et Partenaires

• Assurer l’accueil et l’orientation des publics (apprenants, entreprises, visiteurs, jurys) en présentiel, par téléphone ou par mail.

• Gérer les dossiers administratifs des apprenants : inscriptions, examens, suivi des absences et retards, collecte des justificatifs.

• Contribuer à la planification pédagogique en appui à l’organisation annuelle des enseignements.

• Rédiger les courriers administratifs liés à la vie scolaire (notifications, sanctions, convocations, etc.).

Gestion Administrative et Pédagogique

• Assurer le suivi administratif et pédagogique des stagiaires, incluant la gestion des absences, des relevés d’assiduité, et des dossiers scolaires.

• Mettre à jour et centraliser les données pédagogiques : notes, CV, emplois du temps, coordonnées, documents de rentrée et examens.

• Gérer l’administration des formateurs : contrats, factures, plannings, et participation à l’organisation des réunions pédagogiques.

• Veiller à la conformité réglementaire (registre sécurité, affichage) et au suivi des diplômés et certifications dans les délais requis.

Logistique et Vie Scolaire

• Gérer la logistique des espaces et équipements : planification des salles, prêt de matériel (PC, mobilier), et gestion du parc de véhicules de service.

• Assurer la maintenance et le bon fonctionnement des locaux : suivi des prestataires, état des installations, alerte en cas de besoin.

• Suivre les consommables et les fournitures : commandes, approvisionnements, assistance aux équipements (copieurs, etc.).

• Contribuer à la préparation pédagogique : mise en place des bases de données en début d’année, participation aux examens, saisie des bulletins et devoirs.

Suivi des Intervenants et remplacements

• Contrôle et saisie des heures d’intervention

• Gérer les remplacements de formateurs

• Mise à jour des plannings selon les remplacements

5. Participation aux événements et vie du campus

• Présence et soutien lors des événements clés (rentrée, réunions tuteurs, remises de diplômes…)

• Promotion de l’offre de formation et relation de qualité avec les interlocuteurs

Vous êtes titulaire d’une formation de niveau BAC+2 en gestion administrative, gestion commerciale ou domaine équivalent, et vous avez déjà une expérience significative dans un poste similaire.

De plus, vous disposez:

• D’excellentes compétences en communication écrite et verbale.

• De la capacité à gérer plusieurs tâches simultanément tout en respectant les délais, démontrant ainsi votre polyvalence et votre efficacité.

• D’une excellente maîtrise des outils informatiques et de gestion administrative.

• D’une véritable capacité à travailler de manière autonome tout en ayant un excellent esprit d’équipe.

• Premier entretien en visioconférence

• Second entretien en RDV physique avec le responsable pédagogique