Records Specialist (m/w/d) – Records Management & Archiving (Governance/Legacy)

Standort: Ludwigshafen (vor Ort)

Start: kurzfristig möglich

Dauer: bis zu 18 Monate

Arbeitszeit

• 1x Vollzeit (37,5h/Woche) oder 1x Teilzeit (ca. 20h/Woche, flexibel)

Projektumfeld

Für eine global agierende Organisation im regulierten Umfeld suchen wir Unterstützung im Bereich Records Management & Archivierung. Der Fokus liegt auf der strukturierten Verwaltung, Indexierung und Qualitätssicherung von Dokumenten aus Forschung, Produktion sowie administrativen Bereichen.

Das Team vor Ort besteht aus internen Mitarbeitenden sowie externen Kräften und arbeitet eng mit internationalen Einheiten zusammen.

Aufgaben

• Indexierung und Erfassung von Legacy Records (historische Dokumente und Archivbestände)
• Analyse und Klassifizierung von Dokumenten, deren Inhalt und Zuordnung nicht eindeutig ersichtlich ist
• Qualitätskontrolle hinsichtlich Vollständigkeit und Korrektheit von Datensätzen
• Mitarbeit bei Bereinigung und Optimierung bestehender Datenbestände
• Unterstützung im Vernichtungsprozess von Dokumenten unter Einhaltung regulatorischer Anforderungen
• Mitarbeit in kleineren Projekten zur Qualitätsverbesserung im Archivsystem
• Regelmäßige Arbeit mit großen Datenmengen (teilweise 10.000–100.000 Datensätze)

Anforderungen

• Erste praktische Erfahrung im Bereich Records Management, Archivierung oder Dokumentation
• Idealerweise Ausbildung als Fachangestellte:r für Medien- und Informationsdienste, Bibliothekswesen oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Umgang mit Datenbanken (z. B. relationale Datenbanken)
• Sehr gute IT-Affinität und sicherer Umgang mit großen Datenmengen
• Gute Englischkenntnisse (mind. B1–B2), da ein Großteil der Dokumente auf Englisch ist
• Gute Deutschkenntnisse für administrative Unterlagen
• Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
• Fähigkeit, komplexe Inhalte zu verstehen und korrekt zu klassifizieren

Rahmenbedingungen

• Einarbeitung: ca. 4 Wochen, inklusive Einblicke in physische Archivprozesse
• Arbeitszeit: Gleitzeit ab 06:00 Uhr (während der Einarbeitung orientiert am Team)
• Arbeitsort: ausschließlich vor Ort in Ludwigshafen (kein Homeoffice möglich)
• Systeme: Einsatz einer unternehmensintern angepassten Archivierungsdatenbank (keine Vorkenntnisse erforderlich)

Besonderheiten

• Tätigkeit in einem stark regulierten Umfeld mit hohen Anforderungen an Dokumentationsqualität
• Internationale Zusammenarbeit mit Teams u. a. in den USA und Asien
• Option auf langfristige Perspektive abhängig von Projektverlauf und Kapazitäten