Executive Assistant to CEO (all genders)

Thorit ist einer der führenden HubSpot Partner in Europa und eine führende Unternehmens- und Technologieberatung im DACH-Raum. Wir verbinden strategische Beratung mit konkreter IT-Implementierung, von der CRM-Architektur bis zur vollständig automatisierten Go-to-Market-Infrastruktur mit KI und agentischen Systemen. Unsere Kunden sind Enterprise-B2B-Unternehmen, die nicht nur eine Plattform einführen wollen, sondern ein echtes Wachstumssystem. Unser Team sitzt in Böblingen, unsere Kunden in der DACH-Region und darüber hinaus.

Deine Rolle

Als Executive Assistant bist du die rechte Hand unseres CEO David Schuh. Du verantwortest Kalender und Inbox, hältst Finanz-Hygiene (AR-Follow-ups, Lieferantenrechnungen, Spesen) und bist die Drehscheibe zwischen CEO, COO, Teilzeit-Buchhaltung und externen Stakeholdern. Dein Ziel in den ersten sechs Monaten: acht oder mehr Stunden CEO-Kapazität pro Woche zurückerobern, damit Zeit da ist für Kunden, Team und Strategie statt für Terminverschiebungen und Spesenabrechnungen.

Wir besetzen diese Rolle, weil der CEO heute seinen Kalender, seine Inbox, seine Spesen und Lieferanten-Follow-ups selbst macht. Das frisst Stunden, die in Kunden-, Leadership- und Strategie-Arbeit besser investiert wären. Gleichzeitig fehlt uns ein zweites Paar Augen auf der Finanz-Hygiene. Du löst beides: vertrauensvoller Gatekeeper für CEO-Zeit und zuverlässige zweite Hand in den Operations.

Deine Aufgaben

• Kalender-Ownership. Du übernimmst die vollständige Verantwortung für den CEO-Kalender: jeder Termin wird von dir angenommen, abgelehnt oder verschoben, nie vom CEO selbst.
• Inbox-Triage. Du reduzierst die CEO-Inbox täglich auf null bis 09:00 Uhr, mit kategorisierten Follow-ups und Draft-Antworten in seiner Stimme.
• Finanz-Hygiene. Du verantwortest die wiederkehrenden Finance-Workflows: wöchentliche AR-Follow-ups bei Überfälligkeit über 30 Tagen, monatlicher Spesenabgleich, Routing von Lieferantenrechnungen zur Freigabe.
• Leadership- und Kundenkoordination. Du organisierst Quartals-Offsites, Board- und Kundenmeetings end-to-end: Logistik, Agenda, Vorbereitungsunterlagen, Follow-ups.
• Single Source of Truth. Du hältst CEO-Commitments, Vorstellungen und Deadlines in HubSpot und Confluence sauber, sodass nichts verloren geht.
• Travel und Events. Du koordinierst 2 bis 4 Geschäftsreisen pro Quartal inklusive Buchung, Briefing-Pack und Spesen.
• Zweiter Pair-of-Eyes auf Operations. Du arbeitest eng mit COO Dennis Bayer und unserer Teilzeit-Buchhaltung zusammen, damit kleine Fehler in Finanz- und Ops-Prozessen nicht eskalieren.

• Attraktive Vergütung mit transparentem Gehaltsband und strukturiertem Bonusmodell, gekoppelt an Delivery-Outcomes und Kundenzufriedenheit.
• Betriebliche Altersvorsorge mit der Allianz, gestaffelter Arbeitgeberbeitrag von 50 bis 290€ pro Monat.
• Lunch-Zuschuss (Lunchit) mit 5€ pro Arbeitstag, bis 100€ pro Monat.
• Business Bike Leasing und Urban Sports Club mit Zugang zu 8.000+ Locations in Europa.
• Blinkist Business (4.500+ Buch-Zusammenfassungen) und Babbel (3 Monate) für kontinuierliches Lernen.
• Remote Work Program, bis zu 4 Wochen pro Jahr aus der EU, mit 500€ Setup-Zuschuss.
• Spaces Mitgliedschaft für flexibles Arbeiten an verschiedenen Orten, plus unser Office am Böblinger Flugfeld.
• Moderner Stack: HubSpot, Jira, Confluence, Claude AI, und die Freiheit, deine Arbeitsweise selbst zu gestalten.
• Direkter Zugang zur Geschäftsführung, flache Hierarchien, sichtbarer Impact auf die Firma.
• Corporate Benefits bei 800+ Marken.

Schick uns deine Bewerbung über unsere Karriereseite. Kein langes Anschreiben nötig. Was wir sehen wollen: dein CV plus ein konkretes Beispiel, wie du einem Senior Executive oder einer Geschäftsführung messbar Zeit zurückerobert hast.

Dein Profil

• 5+ Jahre Erfahrung als 1:1 Executive Assistant für eine:n Geschäftsführer:in, CEO oder C-Level Principal. Team-Assistance allein reicht für diese Rolle nicht.
• Bewiesene Calendar-Mastery: Du hast den Kalender einer Senior-Executive-Person eigenständig geführt, weißt, wie Time-Blocking funktioniert, und sagst im Namen der Person Nein, ohne Beziehungen zu beschädigen.
• Erfahrung mit Finance-nahen Workflows: Du bist vertraut mit AR-Follow-ups, Spesen-Reconciliation, Lieferantenrechnungen, DATEV oder vergleichbaren Tools. Du musst keine Buchhalterin sein, aber mit Zahlen und Prozessen souverän umgehen.
• Fließend in Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive), routiniert in HubSpot CRM (Basis), Confluence und Banking-Portalen. DATEV- oder Personio-Schnittstellen lernst du zügig.
• Diskretion als Selbstverständlichkeit: Du hast C-Level-, Gehalts- und Personalthemen vertraulich behandelt, ohne dass etwas nach außen gedrungen ist.
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, verhandlungssicheres Englisch. Professionelle deutsche Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und Behörden ohne Korrekturschleife.
• Bereitschaft für vier Tage pro Woche vor Ort in Böblingen. Die Rolle funktioniert nicht remote-first.

• Du siehst, was gebraucht wird, bevor gefragt wird. Terminkollisionen, Vorbereitungs-Lücken, der vergessene Geburtstag: du meldest früh, nicht wenn es bereits brennt.
• Du bleibst ruhig, wenn drei Sachen gleichzeitig schiefgehen. Du triagierst, kommunizierst, fixst, und dokumentierst hinterher.
• Du hast ein eigenes System für Inbox-Triage und kannst es erklären. "Ich arbeite das halt durch" reicht für diese Rolle nicht.
• Du siehst die Rolle als echten Ankerposten, nicht als Stepping Stone Richtung Projektmanagement oder HR. Die nächste Entwicklungsstufe ist "senior EA" oder "Chief of Staff", nicht ein Departementwechsel.
• Du bringst ein natürliches Servicebewusstsein mit, ohne dich klein zu machen. Du weißt, wann du widersprichst und wann du einfach machst.